Låt AI:n förklara varför projektet misslyckades – innan det börjar

Du har en plan. Ett nytt system, en ny tjänst, kanske en anställning. Du har tänkt igenom den, räknat lite och känner dig ganska säker.

Det är just då det är svårast att se vad som kan gå fel. Den som har en plan letar efter skäl att genomföra den. Och frågar du en AI-assistent “är det här en bra idé?” får du oftast ett vänligt ja med några förbehåll.

Det finns en enkel vändning som ändrar svaren.

Tänk dig att det redan har gått fel

I stället för att fråga om planen kommer att fungera, säger du att den inte gjorde det. Det är sex månader senare. Projektet är nedlagt. Nu ska någon förklara varför.

Metoden kallas premortem, en obduktion före döden. Den kommer från beslutsforskningen och brukar tillskrivas psykologen Gary Klein.

Skillnaden låter liten men är stor. “Vad kan gå fel?” bjuder in till artiga gissningar. “Det gick fel, vad hände?” kräver en berättelse med orsaker. Den som ska svara, människa eller AI, slipper dessutom vara den som tar udden av ditt projekt. Misslyckandet är redan ett faktum, och uppgiften är bara att förklara det.

Så gör du

Skriv först ner planen kort. Fem rader räcker: vad ni ska göra, för vem, vad det får kosta, när det ska vara klart och hur ni vet att det lyckades. Kan du inte skriva de fem raderna är det redan ett fynd.

Ge sedan AI:n planen och något i stil med det här:

Här är en plan för mitt bolag: [klistra in de fem raderna].

Anta att det är sex månader senare och att projektet har lagts ner.
Skriv den interna förklaringen, som om du var med hela vägen.

Svara på det här:
- Vad var den egentliga orsaken, och när blev den synlig första gången?
- Vem slutade bry sig först: kunden, personalen eller jag?
- Vad kostade mer, i pengar eller tid, än vi hade räknat med?
- Vad visste vi redan från början men sa aldrig högt?
- Vilken signal hade fått oss att stoppa eller ändra kursen efter en månad?

Var konkret och utgå från planen. Hitta inte på fakta om mitt bolag.
Om något saknas för att du ska kunna svara, säg vad.

Läs svaret långsamt. Det mesta kommer att låta rimligt och lite allmänt. Leta efter de en eller två punkter som skaver, de du helst hade hoppat över. Det är ofta där värdet finns.

Vad du gör med svaret

En lista med risker hjälper inte i sig. Den hamnar i en mapp och glöms. Gå igenom varje punkt och lägg den i en av tre högar:

Ändra planen nu. Risken är verklig och billig att åtgärda innan något har köpts eller byggts.
Bevaka. Bestäm vad du ska titta på, när och vem som gör det. “Om färre än hälften av personalen använder systemet efter fyra veckor pratar vi om det på nästa möte.”
Acceptera medvetet. Vissa risker tar man. Skriv ner att ni har valt det, så att det inte blir en överraskning sen.

Den andra högen är svårast att göra rätt. En bevakning som aldrig kan slå larm skyddar ingenting. Det har vi lärt oss den hårda vägen: en kontroll som aldrig kan bli röd är inte grön, den är oprövad. Vi provar därför varje kontroll åt båda hållen innan vi litar på den. Hur ser det ut när den slår larm, och har vi faktiskt sett den göra det? Samma fråga gäller din varningssignal. Formulera den så att du verkligen kan se den inträffa.

Den som byggt ska inte godkänna

Den som har byggt något vill att det ska fungera, och ser därför mest det som fungerar. Därför granskas våra ändringar av någon annan än den som byggt, och en människa går själv igenom resultatet innan det går ut. Premortem är samma tanke flyttad till före bygget, innan pengarna är spenderade, och det är det billigaste stället att hitta ett fel på.

Några råd på vägen

Gör det innan du har bestämt dig. När avtalet är skrivet läser man svaret som en lista med invändningar att bemöta, inte som information.
Gör det tillsammans. Låt gärna några i teamet skriva sina egna förklaringar till misslyckandet innan ni läser AI:ns. Då får ni fler perspektiv, och ingen ankrar i det första svaret.
Ge sammanhang. AI:n vet inget om dina kunder, din ekonomi eller din bransch utöver det du berättar. Ett tunt underlag ger ett tunt svar.
Var försiktig med vad du klistrar in. Avtal, kunduppgifter och personuppgifter hör inte hemma i en chattjänst innan du vet hur den hanterar dem.
Låt inte AI:n avgöra. Den listar möjliga orsaker. Vilka som är verkliga avgör du, ofta genom att fråga någon som berörs.

Börja med nästa beslut

Välj något du ändå ska bestämma de närmaste veckorna. Skriv de fem raderna, ställ frågorna och sortera svaren i de tre högarna. Det tar en halvtimme. Ofta hittar du åtminstone en sak du hellre ändrar nu än förklarar om ett halvår.

Gäller beslutet ett AI-projekt kan du ta planen till ett kostnadsfritt samtal på 30 minuter. Vi börjar alltid med att kartlägga jobbet som tar mest tid, och ibland är svaret att AI inte passar. Då säger vi det, och det är ett billigare besked att få före bygget än efter.