Få med personalen på AI utan att tvinga

Du har provat AI själv och sett att den sparar tid. Nu vill du att resten av bolaget ska använda den. Du tar upp det på ett möte, visar ett par exempel och föreslår att alla testar.

Två veckor senare har en person provat. Resten fortsätter som förut.

Det är lätt att tolka det som att personalen är negativ till ny teknik. Oftast är det något annat.

Motståndet handlar sällan om tekniken

Det som ofta skapar motstånd är när AI införs som ett stort projekt uppifrån. Ett beslut, en lansering, ett nytt verktyg som alla ska använda. Ingen har valt det själv, och ingen vet riktigt vad AI:n får göra och inte får göra. Det är inte konstigt att det möts med tvekan.

Ur medarbetarens perspektiv blir det många obesvarade frågor på en gång:

• Vad ska jag använda den till?
• Vad händer om den gör fel och det är jag som skickade det?
• Får jag klistra in en kunds uppgifter?
• Varför just nu, och vad betyder det för mitt jobb?

Så länge frågorna är obesvarade är det klokaste valet för den enskilda att vänta. Det är inte trots. Det är försiktighet, och den är rimlig.

Börja med jobbet ingen vill ha

Det som fungerar är det omvända. Inget stort projekt, utan ett tråkigt jobb som alla redan ogillar.

Mötesanteckningar är ett bra exempel. Nästan ingen vill skriva dem. Den som gör det hinner inte delta ordentligt i mötet. Protokollet kommer sent, eller inte alls. Det är därför vi byggde Stenografen: en bot deltar i mötet i Teams, Google Meet eller Zoom, transkriberar och sammanfattar, och protokollet är klart direkt efter mötet. Ingen behöver skriva, och datan ligger inom EU.

Det som gör ett sådant jobb till en bra början är inte själva tidsvinsten. Det är att ingen förlorar något. Ingen har sin yrkesstolthet i att föra anteckningar. Ingen känner sig ersatt. Och alla ser resultatet direkt, i sin egen inkorg, utan att behöva lära sig något nytt.

Leta efter samma sorts jobb i ditt bolag. Det har några kännetecken:

• Alla vet vad det är. Ingen behöver förklaring.
• Ingen gör det gärna. Det skjuts upp eller görs slarvigt.
• Resultatet går att kontrollera. Man ser snabbt om det blev rätt.
• Ett fel är billigt. Det går att rätta innan det når en kund.

När ett sådant jobb har försvunnit från några personers vecka brukar frågan komma av sig själv: kan den göra det här också? Då är det personalen som drar, inte du som skjuter.

Skriv reglerna innan någon frågar

Den andra halvan av motståndet är osäkerheten. Den löser du inte med en presentation. Den löser du med en kort text.

Vi skriver alltid ner avsikten och reglerna först, innan AI:n gör något:

• Vad den ska göra. Ett jobb, beskrivet så att alla förstår det.
• Vad den aldrig får göra. Till exempel skicka något till en kund utan att en människa har läst det.
• Vad “klart” betyder. Hur ni ser att resultatet är bra nog att använda.

Det behöver inte vara mer än en sida. Poängen är att den finns innan första frågan ställs, och att alla kan läsa den. Då slipper varje medarbetare gissa var gränsen går, och du slipper svara på samma fråga fem gånger.

Vi har skrivit en egen guide om hur en sådan sida ser ut: Skriv avsikten först. Den är skriven för den som bygger med AI, men samma mall fungerar när det är personalen som ska använda den.

Svara på frågan om var datan hamnar

En fråga kommer nästan alltid, förr eller senare: vart tar uppgifterna vägen? Det gäller både det som rör personalen själv och det som rör kunderna.

Det är en bra fråga, och personalen har rätt att få ett svar på den. Svaret är inte detsamma för alla verktyg. Ett verktyg kan lagra allt inom EU, ett annat kan skicka texten till en AI-leverantör i ett annat land. Därför ska ni kunna säga exakt var datan hamnar i varje verktyg ni använder. Ta reda på det innan ni börjar, inte när någon frågar.

Skriv in svaret i samma text som reglerna. Står det där från början blir det en del av förklaringen, inte något man får gräva fram.

Det här kan du göra den här veckan

1. Fråga två eller tre medarbetare vilket återkommande jobb de helst skulle slippa. Fråga, föreslå inte. Svaren säger mer än din egen lista.
2. Välj ett av jobben. Det som är tråkigast och där ett fel kostar minst.
3. Skriv en sida: vad AI:n ska göra, vad den aldrig får göra, vad klart betyder och var uppgifterna hamnar.
4. Bestäm hur ni ser att det fungerar. Välj något enkelt att jämföra före och efter. Hur många protokoll som kom ut samma dag, eller hur lång tid jobbet tog. Då blir utvärderingen ett svar, inte en känsla.
5. Be dem som provar att säga till när det blir fel. Felen är inte ett misslyckande. De visar var gränserna behöver stå tydligare, och det är så sidan blir bättre.
6. Uppdatera sidan när något oväntat händer. Reglerna ska beskriva hur det är nu, inte hur ni tänkte från början.

Gör inget mer än så den första tiden. Ett jobb som fungerar är bättre än tio som påbörjats.

Det tar tid, och det är meningen

Det här går långsammare än ett beslut på ett möte. Men det håller bättre. Den som själv har valt att lämna ett tråkigt jobb till AI:n vill inte ha det tillbaka, och den som vet var gränserna går behöver inte vänta på lov.

Inom AI-strategi och utbildning hjälper vi er att se var AI gör nytta och lär teamet använda den.