Ett gemensamt minne för bolaget som AI:n kan läsa

Varje ny chatt med en AI börjar från noll. Du förklarar vem kunden är, vad ni bestämde förra veckan och hur ni brukar formulera er. Nästa dag gör du det igen. Och när en kollega frågar samma AI får hen ett annat svar, eftersom hen berättade på sitt sätt.

Det som saknas är sällan en smartare modell. Det är ett ställe där bolagets kunskap redan står nedskriven, så att människor och AI läser samma sak.

Vanliga textfiler räcker

Vi har en kunskapsbas per bolag. Den består av vanliga textfiler i Markdown, som vi läser och skriver i Obsidian. Filerna ligger inte i molnet hos en AI-leverantör.

Det valet gör mer än man tror. En textfil kan öppnas av vilket program som helst, i dag och om tio år. En AI-assistent som får arbeta i en mapp på din dator kan läsa filerna direkt, utan export eller särskild koppling. Byter du verktyg följer kunskapen med, eftersom den aldrig var inlåst.

Det handlar också om kontroll. Du bestämmer vilka filer AI:n får se i ett visst jobb. Du behöver inte lämna över hela bolagets historia för att få hjälp med ett mejl.

Första filen heter Start

Det viktigaste i vår kunskapsbas är inte innehållet. Det är en enda fil som heter Start. Den säger två saker: var varje sorts information har sitt hem, och vem som får skriva var.

Både vi och våra AI-agenter läser den först. En ny agent behöver därför ingen lång introduktion i chatten. Det räcker med en mening: “Läs Start innan du gör något.” Då vet den var mötesanteckningar ligger, var besluten ligger och vilka mappar den inte ska röra.

Utan en sådan fil uppstår en ordning ändå, men av sig själv. Var och en lägger saker där det kändes rimligt den dagen. Efter ett tag finns tre mappar som heter ungefär “Kunder”, och ingen vet vilken som gäller.

En sak, ett hem

Regeln som bär resten är enkel: varje typ av information har exakt ett ställe.

Skälet är att dubbletter glider isär. Kundens kontaktperson står i två filer, och bara den ena uppdateras. Nu finns två sanningar. För en AI är det värre än för en människa. Den väljer inte den nyaste uppgiften, den väljer den den råkar läsa. Och den svarar lika säkert i båda fallen.

Därför gäller samma sak för oss och för agenterna: finns något redan, uppdatera där. Skapa inte en ny fil bredvid.

AI:n får läsa brett men skriva smalt

Att läsa brett ger sammanhang. Att skriva brett ger risk. Våra AI-agenter får därför läsa i stora delar av kunskapsbasen men skriva bara där Start-filen säger att de får. Vår videoassistent får till exempel bara skriva i innehållsmappen. Den kan inte ändra ett beslut eller skriva om en anteckning om en person.

Det är inte misstro. Det är samma princip som för en ny medarbetare: man får se mycket första veckan, men man ändrar inte i bokföringen. Och om en agent skriver fel vet du var du ska leta.

Det som aldrig ska in

Två saker håller vi utanför.

Hemligheter. Aldrig lösenord, nycklar eller personnummer, i någon form. En kunskapsbas som AI ska läsa kommer att läsas av flera verktyg över tid. Ett lösenord där är ett lösenord i alla dem.

Kod och teknisk dokumentation. Den ligger i kodens eget arkiv, där den följer med koden när den ändras. Kunskapsbasen kan hänvisa dit men kopierar den inte. Det är samma regel igen: en sak, ett hem.

Så börjar du

Du behöver inte bygga allt på en gång. Ett förslag på mappar för ett litet bolag:

• Start, kartan över allt annat.
• Kontext, det som är fast om bolaget: vilka ni hjälper, vad ni säljer, hur ni låter i text.
• Projekt, en mapp per projekt med en översiktsfil.
• Möten, en fil per möte med datum först i namnet.
• Beslut, vad som bestämdes, när och varför.
• Personer och Företag, en fil per person eller företag ni har att göra med.
• Inkorg, för det osorterade. Töms regelbundet.
• Arkiv, dit det avslutade flyttas i stället för att raderas.

Start-filen kan vara kort. Den ska svara på fem frågor:

1. Vad är kunskapsbasen till för? En mening räcker.
2. Vilka mappar finns, vad ligger i dem och vem skriver där? Gör det som en tabell.
3. Vad får aldrig ligga här?
4. Hur namnges filer?
5. Vad ska en AI göra när den är osäker? Vårt svar: lägg det i inkorgen och skriv varför, i stället för att gissa.

Skriv den på vanlig svenska. Läs den själv efter en vecka och se om den stämmer med hur ni faktiskt arbetar. Rätta den när den inte gör det.

Börja sedan varje AI-uppgift med att peka på Start-filen. Det är hela tricket. Du slutar förklara bolaget från början, och alla som frågar, människa eller AI, utgår från samma text.

Det blir inte bättre av sig självt

En kunskapsbas blir inte klokare bara för att den växer. Den blir bättre när det är tydligt var saker hör hemma och vem som ansvarar för dem. Utan det blir den en hög filer som ser pålitlig ut men inte är det.

Börja med Start-filen och en handfull mappar. Fyll på när det behövs, inte i förväg.

Vill du ha hjälp att komma igång finns det inom AI-strategi och utbildning. Ligger mycket redan i M365 eller HubSpot kan det kopplas ihop med integrationer, så att ingen behöver föra över uppgifter för hand.